Für Schulen & Koordination – wir-helfen-schuelern.de

Aus Sicht der Koordination

Schnell geeignete Mentor:innen finden, automatisch nachfassen lassen und trotzdem alle Einverständnisse im Blick behalten.

❌ Ohne Plattform

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Viel manuelles Nachfassen per Mail / Zettel, weil Mentor:innen nicht reagieren.
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Unklar, wer fachlich darf (z. B. „Mathe ja, aber nicht ab Kl. 9“).
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Zeitliche Passung muss jedes Mal neu geprüft werden.
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Absagen verzögern die Vermittlung um Tage.

✅ Mit wir-helfen-schuelern.de

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Rangfolge nach Fach, Zeiten, Kapazität, Freigabe durch Fachlehrkraft – sofort sichtbar.
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Automatische Anfragekette an bis zu 3 Mentor:innen – je 24 h, per Mail + SMS.
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Zusage → beide Seiten bekommen Kontakt + gebuchte Freistunde, doppelte Anfragen werden vermieden.
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Koordination sieht jederzeit, wo eine Anfrage gerade hängt.

Ziel: so viele passende Matches wie möglich – bei minimalem Nachfassen.

Wichtig

Aktuell nutzen alle teilnehmenden Schulen die SMS-Benachrichtigungen.

Ø Vermittlungszeit letztes Schuljahr: 36 Std · aktuell mit SMS: 24 Std – aktuell etwa 12 Std schneller.

Wichtigste Funktionen im Alltag

Für Koordination zählt vor allem: schnell vermitteln, wissen wo eine Anfrage steht und nicht hinterhertelefonieren müssen. Genau dafür sind diese Bereiche da:

1 · Anmeldungen & Freigaben

Schüler:innen und Mentor:innen melden sich online an; Fachlehrkräfte können direkt freigeben (z. B. „Mathe bis Kl. 7“). Keine Zettel, keine Excel-Nachpflege.

2 · Vermittlung & Anfragekette

Automatische Anfrage an bis zu 3 Mentor:innen mit je 24 h Frist – per E-Mail und SMS. Alles dokumentiert, keine Nachverfolgung nötig.

3 · Rangfolge transparent

Warum steht genau diese Mentor:in oben? Kriterien wie Fach, freie Zeit, Kapazität, Jahrgangsnähe und Punkte sind sichtbar – gut für Rückfragen aus dem Kollegium.

4 · Gruppen & Fälle im Blick

Aktive Gruppen, fehlende Termine, Abbrüche, Fehlstunden – alles an einer Stelle. Auch später im Schuljahr noch gut durchsuchbar.

5 · Kommunikation & Erinnerungen

Standard-Mails und Erinnerungen kommen automatisch aus dem System. Koordination muss deutlich seltener „nachfassen“.

6 · Datenschutz & Auswertung

Einverständnisse, BuT, Kontaktdaten und Vermittlungsstatus sind zentral abgelegt – exportierbar für Konferenzen oder SL.

Darunter auf dieser Seite zeigen große Screenshots, wie die Funktionen in der Praxis aussehen.

So sieht das im Alltag aus

Die wichtigsten Bereiche für die Koordination – mit realen Beispielen aus dem System.

Überblick als Koordination

Bei der digitalen Anmeldung den Überblick behalten. Bei wem fehlt noch die Einverständniserklärung? Nach 3 Tagen werden automatisch Emails als Erinnerung geschickt, an die Eltern, die ihre Emailadresse noch nicht bestätigt haben und an alle, die ihre Einverständniserklärung noch nicht abgegeben haben.

Überblick über nötige Vermittlungen

Wer muss noch vermittelt werden? Wer hat schon eine Anfrage erhalten?
Wo gibt es Probleme bei der Vermittlung, so dass man lieber einen Kommentar schreiben möchte?

Anmeldungen & Freigaben

Digitale Anmeldung und automatische Erinnerung per Email, falls was nicht geklappt hat. Die Mentor:innen bewerben sich und müssen erst bestätigt werden.